Lediga jobb som Chefssekreterare i Karlskrona

Executive assistant

Want to influence the bigger picture? At Saab, you can realise amazing innovations that keep people and societies safe. Together, we can truly make an impact - and your part matters.

Your Role

Are you a structured, service-oriented, and solution-driven individual who enjoys working close to senior management? Do you want to be a central part of a dynamic and innovative company with opportunities for growth and development? Then the role of Executive Assistant to Head of Finance and Commercial in Business Area NAVAL, be the right opportunity for you.

As Executive Assistant, you will provide key support to the Head of Finance and Commercial and the management team. You will play an important role in creating structures, ensuring alignment, and enabling efficient ways of working across the organization. The role combines classic administrative responsibilities with a broader coordination and support function, where you will be involved in both ongoing activities and business-critical initiatives.

You will be responsible for coordinating meetings, calendars, and key management forums such as MBRs and reporting forums. You will prepare presentations, background material, and decision support, and ensure that reports and other key deliverables are available on time and of high quality. You will also follow-up actions and deadlines across the organization and act as a central coordination point, ensuring that information flows efficiently and that priorities are aligned.

In addition, you will organize management meetings, visits, conferences, and internal forums, while also supporting internal communication. The role includes managing multiple parallel activities and projects, as well as leading and supporting other administrators within the organization. You will handle sensitive information with discretion and contribute to creating a structured and well-functioning environment.

Your Profile

To succeed in this role, you are a proactive and structured individual with high integrity and a strong sense of ownership. You are comfortable working independently and have the ability to stay one step ahead, anticipating needs and ensuring that things move forward.

You are service-oriented but also confident in prioritizing and setting boundaries when required. You are comfortable handling confidential information and act with discretion at all times.

We believe you are a strong communicator who builds trust and collaborates effectively with both internal and external stakeholders. You are not afraid to take initiative, follow up, and drive progress, even without formal authority. In many ways, you act as an extension of the leadership team, helping to create structure, transparency, and momentum in the organization.

Kindly observe that this is an ongoing recruitment process and that the position might be filled before the closing date of the advertisement.

This position requires that you pass a security vetting based on the current regulations around/of security protection. For positions requiring security clearance additional obligations on citizenship may apply.

What you will be part of

Explore a wealth of possibilities. Take on challenges, create smart inventions, and grow beyond. This is a place for curious minds, brave pioneers, and everyone in between. Together, we achieve the extraordinary, each bringing our unique perspectives. Your part matters.

Saab is a leading defense and security company with an enduring purpose, to help nations keep their people and society safe. Empowered by its 28,000 talented people, Saab constantly pushes the boundaries of technology to create a safer and more sustainable world.

Saab designs, manufactures and maintains advanced systems in aeronautics, weapons, command and control, sensors and underwater systems. Saab is headquartered in Sweden. It has major operations all over the world and is part of the domestic defence capability of several nations. Read more about us here Visa mindre

Är du någon som har jobbat med administration i större projekt tidigare? Har du även erfarenhet av dokumenthantering och större dokumentflöden? Då har vi jobbet för dig! Just nu söker vi en senior administratör till vår globala kund i Karlskrona! Vi välkomnar din ansökan redan idag!

Stad: Karlskrona

Uppdrag: Detta är ett långsiktigt uppdrag och för rätt person finns goda möjligheter till anställning hos kund.

Arbetsuppgifter:

I denna roll kommer du huvudsakligen att jobba med dokumenthantering i ett stort projekt. Arbetet innefattar bland annat att kontrollera större dokumentflöden och säkerställa att information lagras på rätt sätt till rätt målgrupp. Vi ser därför att du är en noggrann och strukturerad person som gärna är van vid att arbeta i projekt. Det är meriterande om du har erfarenhet av att arbeta i dokumentationsdatabaser. Vi tror också att du är en ansvarstagande och driven person som gärna vill utvecklas inom projektadministration.

Vem är du?

För att lyckas i denna roll tror vi du har några års erfarenhet av liknande arbete inom administration och gärna inom dokumenthantering. Vi tror att du är en lagspelare som har en mycket god kommunikativ förmåga och som är noggrann i ditt arbete.

Svenska och engelska behärskar du obehindrat både muntligen och i skrift.

Vad vi på Jefferson Wells kan erbjuda dig:

Jefferson Wells är specialister på kompetensförsörjning av chefer och specialister. Vi är ett av få bolag som samarbetar med företag, myndigheter och organisationer inom privat och offentlig sektor i hela Sverige. Våra konsultchefer har gedigen kunskap inom just ditt område. Som konsult hos oss är din karriär och utveckling alltid i fokus. Vår verksamhet bygger på att våra anställda trivs och utvecklas. Vi erbjuder en trygg anställning med allt vad det innebär: månadslön, kollektivavtal, försäkringar m.m. Läs mer om hur det är att vara konsult på Jefferson Wells: https://www.jeffersonwells.se/sv/karriar/konsult-pa-jefferson-wells.

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan genom att registrera ditt CV, urval sker löpande.

Har du frågor om tjänsten eller rollen som konsult är du välkommen att kontakta talent acquisition specialist Filippa Müntzing på mejl [email protected] Visa mindre

Sjöstridsskolan (SSS) lägger grunden till svensk marin förmåga. Fokus för SSS verksamhet är de marina förbandens förmåga till väpnad strid. Detta fokus ska utgöra dimensionerande krav för all utbildning, utveckling och förbandsträning vid SSS, och där det önskade slutläget är ökad tillgänglighet med samtränade marina krigsförband.

Är du en strukturerad, serviceinriktad och stresstålig person med hög social kompetens och har erfarenhet av att stötta chefer på ledningsgruppsnivå?

Då kan detta vara något för dig! Vi lovar dig innehållsrika och intressanta dagar med stor variation där du är med och stöttar chefen för Sjöstridsskolan och förbandsledningen för bästa möjliga administrativa support.

Om avdelningen

Som chefssekreterare får du en spännande och utvecklande roll där du blir en del av marinen och Sjöstridsskolan med tjänstgöringsort Karlskrona. Tjänsten arbetsleds av skolchefen och stabschefen.

Avdelningen består av både militär och civil personal med blandad ålder och kompetens.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

Du kommer att ha en viktig roll i att stödja skolchefen i dennes vardag och dina arbetsuppgifter kommer att innebära både en stor bredd och variation. Du har det övergripande ansvaret för att samordna och stödja förbandsledningens olika verksamheter, både internt inom Sjöstridsskolan och externt vid kontakter med t.ex. andra förband, myndigheter, organisationer och näringsliv.

I arbetsuppgifterna ingår bland annat att:


• Utgöra chefsstöd för skolchefen, stf skolchefen och skolförvaltaren.
• Sköta administration såsom kalenderhantering, publicering av riktlinjer, konferensbokningar, resebokningar, hantera utrikes tjänsteresor för förbandets personal, hantera fakturor, kontrakt, beställningar och inköp. Samförvaring/sambruksavtal i Vidar mm.
• Leda veckovisa kalendermöten.
• Stödja vid planering och genomförande av viss besöksverksamhet och ceremonier vid Sjöstridsskolan.
• Planera och samordna förbandets uppvaktningar, avtackningar samt NOR. Göra inköp av gåvor, grafiska produkter, gravering mm.
• Vara sekreterare vid möten såsom Arbetsmiljökommittémöten, Medaljnämnd, Ledningsgruppsmöten, Förbandsnämnd mm.
• Vara inventeringsförrättare av H-handlingar, sjökort och publikationer.
• Agera som övergripande stöd för skolchefen genom att handlägga ärenden gällande besökstillstånd.
• Utföra säkerhetsprövning och registerkontroller.

Rollens karaktär gör att det är av yttersta vikt att du har en mycket hög integritet, är professionell, flexibel samt kan arbeta med konfidentiell information. I rollen ingår även att vara visst stöd i övrigt förekommande administrativa uppgifter på staben.

Kvalifikationer


• 3-årig gymnasieutbildning med godkända betyg eller likvärdig utbildning/arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
• Dokumenterad erfarenhet av tjänst som innebär chefsstöd.
• Mycket goda kunskaper i MS office.
• Goda kunskaper i svenska och engelska i såväl tal som skrift.
• B-körkort 

Meriterande


• Tidigare tjänstgöring inom Försvarsmakten.
• Erfarenhet av att arbeta i SAP/PRIO.
• Erfarenhet av ärendehanteringssystem t.ex. VIDAR.
• Utbildning i IT-systemet ISUS.
• Utbildning och erfarenhet av arbete med säkerhetsprövning.

Personliga egenskaper

Vi söker dig som är driven, ansvarstagande, strukturerad och noggrann med målet att alltid leverera högkvalitativt chefsstöd. Du är serviceinriktad med en hög integritet. Du har förmåga att arbeta såväl självständigt som tillsammans med kollegor. I kontakten med andra är du lyhörd och förtroendeskapande.

För att passa i befattningen bör du trivas i en miljö som kännetecknas av högt arbetstempo, med en blandning av rutinärenden och nya utmaningar. Du har ett lösningsorienterat och prestigelöst förhållningssätt och har lätt för att prioritera bland många arbetsuppgifter samt är bekväm med att ta beslut. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

För att myndighetens uppdrag ska vara framgångsrikt förutsätts att alla medarbetare uppträder enligt den värdegrund som finns. Försvarsmaktens värdegrund slår vakt om alla människors lika värde, rättvisa och jämlikhet och främjar demokrati och mänskliga rättigheter (läs mer på www.forsvarsmakten.se).

Övrigt

Tjänsten är en civil tillsvidareanställning på 100% med 40 timmars arbetsvecka. Försvarsmakten tillämpar sex månaders provanställning för dig som inte är anställd i myndigheten.

Placeringsort: Karlskrona

Tillträdesdatum: Enligt överenskommelse

Individuell lönesättning tillämpas. Ange löneanspråk.

Tjänsteresor kan förekomma samt deltagande i övningsverksamhet.

Kontaktpersoner

För upplysningar om tjänsten kontaktar du: Tomas Martinsson 

För upplysningar om rekryteringsprocessen kontaktar du: Ann-Sofie Löthagen 



Fackliga företrädare
Försvarsförbundet, Jimmy Svensson
Officersförbundet, Tobias Danielsson
SACO S, Malin Pagels
SEKO, Jan-Anders Nilsson

Samtliga nås via FM växel 0455-85 000

Välkommen med din ansökan senast 2024-01-08

Din ansökan ska innehålla CV och personligt brev där du motiverar varför du är lämpad för denna befattning.

Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via Försvarsmaktens webbplats.

Försvarsmakten ger dig möjlighet att utvecklas som människa och växa i din professionella roll. Vi är en ansvarstagande arbetsgivare och har en öppen organisation där vi ställer upp för varandra.

I Försvarsmakten finns en stark värdegrund som bygger på öppenhet, resultat och ansvar. Professionell utveckling och personlig hälsa värdesätts och uppmuntras. Det finns goda förutsättningar för intern karriärrörlighet, friskvård och bra balans mellan arbete och privatliv.

Försvarsmakten tillvaratar de kvaliteter som mångfald och jämn könsfördelning tillför verksamheten. Vi välkomnar därför sökanden med olika bakgrund och erfarenheter i våra rekryteringar.

En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap.
Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. I anställningen ingår även en skyldighet att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning.

Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas.

Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes. Visa mindre

Saab Kockums representerar spetskompetens i världsklass inom det örlogsmarina segmentet - både över och under vattenytan. Vi konstruerar, bygger och vidmakthåller ubåtar och örlogsfartyg baserade på avancerad smygteknik. Till Produktion och Site Karlskrona söker vi en chefsassistent.



Din roll

Du kommer att arbeta tätt ihop med platschefen för Karlskrona som även är ansvarig för produktionen på Kockums . Du kommer även arbeta tillsammans med flera olika ledningsgrupper och chefer.



Först och främst jobbar du proaktivt och avlastar chefen på bästa sättet. Dina arbetsuppgifter kommer bland annat att vara möteskoordinator vid ledningsgruppsmöten samt ta mötesanteckningar vid dessa. Du förbereder agenda i samråd med chefen och ledningsgruppen och har koll på actions som ska följas upp. Du koordinerar och skriver förslag till kommunikation som regelbundet skickas från chefen. Du assisterar vid framtagning av presentationer, sköter kalender, hanterar resebokningar och tidrapportering. Du förvaltar också flera sidor på vårt intranät. Det är viktigt att du är kommunikativ då du kommer ha kontakt med flera andra medarbetare inom organisationen. I Karlskrona har vi också en omfattande besöksverksamhet och i samband med det kan uppdrag också förekomma.



Din kunskap och erfarenhet

Du är en "do-er" som proaktivt ser var behovet av stöd finns och agerar utifrån det. Du är en social och ansvarstagande person som brinner för service, du trivs med att ta initiativ och arbeta självständigt. Du kommer gärna med förslag och gillar att förbättra rutiner då du själv är effektiv och strukturerad. Du har tidigare arbetat med administration och stöd på chefsnivå.



Office paketet är en självklarhet för dig och du behärskar svenska och engelska väl i både tal och skrift. Då vi hanterar konfidentiell information har du hög integritet och sinne för ordning.

Arbetsuppgifterna kommer att vara mycket varierande och du har inga problem med att se möjligheter till förbättring och var du kan hjälpa till. Du är bra på att ta egna initiativ och trivs i ett högt arbetstempo.



Kvalifikationer

* Lämplig utbildning och/eller erfarenhet inom liknande arbete.
* Erfarenhet som VD-assistent eller liknande tjänst på hög nivå.
* Du hanterar Svenska och Engelska mycket väl i tal och skrift.
* B-körkort
* Du är väl bevandrad i Officepaketet och ser inga hinder i att lära dig nya program eller digitala verktyg.
* Du är väl bevandrad i att skapa kommunikationsmaterial både internt och externt.
* Du är noggrann, kommunikativ, strukturerad och van vid adhoc uppgifter.



Meriterande

* Erfarenhet och/eller eftergymnasialutbildning inom kommunikation
* Certifierad Executive Business Assistant
* Erfarenhet från administrativt arbete i industriell miljö



För att bli anställd så krävs godkänd säkerhetsprövning gjord av myndighet.

Vi tillämpar löpande urval så tveka inte att skicka in din ansökan idag. Sista ansökningsdag är 14 dec 2020.



Kontakt

Vid frågor om tjänsten kontakta ansvarig rekryterare Richard Herbertsson på 0455-10401, [email protected] Visa mindre

Saab Kockums representerar spetskompetens i världsklass inom det örlogsmarina segmentet - både över och under vattenytan. Vi konstruerar, bygger och vidmakthåller ubåtar och örlogsfartyg baserade på avancerad smygteknik. Till Produktion och Site Karlskrona söker vi en chefsassistent.



Din roll

Du kommer att arbeta tätt ihop med platschefen för Karlskrona som även är ansvarig för produktionen på Kockums . Du kommer även arbeta tillsammans med flera olika ledningsgrupper och chefer.



Först och främst jobbar du proaktivt och avlastar chefen på bästa sättet. Dina arbetsuppgifter kommer bland annat att vara möteskoordinator vid ledningsgruppsmöten samt ta mötesanteckningar vid dessa. Du förbereder agenda i samråd med chefen och ledningsgruppen och har koll på actions som ska följas upp. Du koordinerar och skriver förslag till kommunikation som regelbundet skickas från chefen. Du assisterar vid framtagning av presentationer, sköter kalender, hanterar resebokningar och tidrapportering. Du förvaltar också flera sidor på vårt intranät. Det är viktigt att du är kommunikativ då du kommer ha kontakt med flera andra medarbetare inom organisationen. I Karlskrona har vi också en omfattande besöksverksamhet och i samband med det kan uppdrag också förekomma.



Din kunskap och erfarenhet

Du är en "do-er" som proaktivt ser var behovet av stöd finns och agerar utifrån det. Du är en social och ansvarstagande person som brinner för service, du trivs med att ta initiativ och arbeta självständigt. Du kommer gärna med förslag och gillar att förbättra rutiner då du själv är effektiv och strukturerad. Du har tidigare arbetat med administration och stöd på chefsnivå.



Office paketet är en självklarhet för dig och du behärskar svenska och engelska väl i både tal och skrift. Då vi hanterar konfidentiell information har du hög integritet och sinne för ordning.

Arbetsuppgifterna kommer att vara mycket varierande och du har inga problem med att se möjligheter till förbättring och var du kan hjälpa till. Du är bra på att ta egna initiativ och trivs i ett högt arbetstempo.



Kvalifikationer

* Lämplig utbildning och/eller erfarenhet inom liknande arbete.
* Erfarenhet som VD-assistent eller liknande tjänst på hög nivå.
* Du hanterar Svenska och Engelska mycket väl i tal och skrift.
* B-körkort
* Du är väl bevandrad i Officepaketet och ser inga hinder i att lära dig nya program eller digitala verktyg.
* Du är väl bevandrad i att skapa kommunikationsmaterial både internt och externt.
* Du är noggrann, kommunikativ, strukturerad och van vid adhoc uppgifter.



Meriterande

* Erfarenhet och/eller eftergymnasialutbildning inom kommunikation
* Certifierad Executive Business Assistant
* Erfarenhet från administrativt arbete i industriell miljö



För att bli anställd så krävs godkänd säkerhetsprövning gjord av myndighet.

Vi tillämpar löpande urval så tveka inte att skicka in din ansökan idag. Sista ansökningsdag är 14 dec 2020.



Kontakt

Vid frågor om tjänsten kontakta ansvarig rekryterare Richard Herbertsson på 0455-10401, [email protected] Visa mindre

Manpower söker nu en erfaren sekreterare till en attraktiv myndighet i Karlskrona. Tjänsten är en bred roll där du kommer stötta myndigheten med varierande arbetsuppgifter och diverse ansvarsområden där mötesadministration tar en stor plats. Beskriver du dig som en administrativt samt kommunikativt stark person och kan börjar efter årsskiftet? Tveka inte, sök redan idag!

Som sekreterare kommer du bland annat att;

* Föra protokoll och anteckningar vid möten samt sammanställa materialet
* Koordinera och förbereda möten
* Sköta myndighetens administrativa rutiner och vara ett stöd till verksamheten
* Administrativ planering, samordning och uppföljning av projekt och aktiviteter
* Fatta egna beslut utifrån redan kända handlingsalternativ


Tjänsten kommer innebära många kontakter och då är det är viktigt med god samarbets- och kommunikationsförmåga. Som person ser vi att du är drivande och van att arbeta självständigt.


Uppdraget gäller hela 2020 med möjlighet till förlängning.
Arbetstid: Mån-fre 08.00-16.30.

Kvalifikationer:

* Gymnasium eller likvärdig utbildning
* Flytande svenska i tal och skrift
* Goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt

Som person tror vi att du är flexibel, positiv och med bred systemvana. Du kan hantera flera uppgifter samtidigt i form av att lyssna, prata och skriva vid behov. Du är en person som hugger in där det behövs och gillar att planera och koordinera projekt och handlingsalternativ.
Har du tidigare jobbat på myndighet är detta ett stort plus.


Erfarenhet:

Krav på minst tre (3) års arbetslivserfarenhet som administratör.

ansökan.


Erbjudande

Rent formellt bygger en anställning hos oss på samma lagar och regler som på den övriga arbetsmarknaden. Vi har kollektivavtal, med allt vad det innebär vad gäller försäkringar, tjänstepension och fackliga relationer. Det som skiljer sig är att du blir anställd hos oss, men arbetar på uppdrag hos våra kunder. Som konsult erbjuds du även friskvårdsbidrag.

Givetvis har du en konsultchef som finns tillgänglig för dig under hela din anställningsperiod och som är ansvarig för dina uppdrag, att du trivs på din arbetsplats och att du utvecklas i din yrkesroll.

Sök tjänsten i dag!

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta Jonathan Gärdh på e-post [email protected].

Observera att vi inte tar emot ansökningar via e-post, utan du söker tjänsten med en registrerad profil på vår hemsida genom att följa ansökningslänken i annonsen. Vi kan komma att tillsätta uppdrag redan innan ansökningstiden passerat, så skicka in din ansökan i dag!

Om Manpower

Manpower är Sveriges ledande rekryterings- och bemanningsföretag med tiotusentals attraktiva arbetsgivare över hela landet som våra kunder. Med vårt omfattande nätverk, lokalt såväl som globalt, kan vi erbjuda mängder av spännande lediga jobb som hjälper dig att bygga din karriär, både på kort och lång sikt. Hos oss kan du söka heltidsjobb eller extrajobb vid sidan av studierna. Visa mindre